O gerenciamento de processos de negócio (Business Process Management, BPM) é uma abordagem holística para a gestão de processos organizacionais, com foco na otimização de processos de negócio para aumentar a eficiência, eficácia e flexibilidade de uma organização.
De acordo com a ABPMP (Associação Internacional de Profissionais de BPM), o BPM é uma abordagem sistemática para a melhoria contínua e a inovação dos processos de negócio, que envolve o uso de metodologias, técnicas e tecnologias para mapear, analisar, redesenhar, implementar, monitorar e controlar processos de negócio.
No Guia do CBoK (Guia do Corpo Comum de Conhecimento sobre Gestão por Processos de Negócio), a ABPMP define o Business Process Management (BPM) ou Gestão por Processos de Negócio:
“É uma abordagem de gestão disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorizar e controlar, processos de negócio automatizados e não automatizados, para alcançar resultados consistentes e direcionados, alinhados com os objetivos estratégicos de uma Organização. O BPM envolve a definição, melhoria, inovação e gestão deliberada, colaborativa e cada vez mais apoiada pela tecnologia, dos processos de negócio numa orientação ponta a ponta que impulsionam os resultados do negócio, criam valor para os Clientes e permitem que uma Organização atinja os seus objetivos de negócio com mais agilidade.”
O BPM se concentra em identificar e eliminar atividades desnecessárias, reduzir custos e tempo de ciclo, melhorar a qualidade e a consistência dos processos, aumentar a satisfação do cliente e aprimorar a tomada de decisão baseada em dados.
A ABPMP define o BPM como um ciclo de vida contínuo, que inclui cinco fases principais: planejamento, análise, desenho, implementação e monitoramento. Cada fase envolve atividades específicas que são executadas para atingir os objetivos de melhoria de processos de negócio.
As Cinco Fases do Ciclo de Vida BPM – CBoK – 4ª edição
O planejamento (alinhamento com a estratégia e com os objetivos) envolve a definição de objetivos e escopo, a identificação de stakeholders e a avaliação dos recursos necessários para o BPM.
A análise (mudança de arquitetura) é o processo de identificação de problemas e oportunidades, a fim de definir os requisitos de processos de negócio e identificar as principais métricas de desempenho.
O desenho (desenvolver iniciativas) envolve o redesenho dos processos de negócio para atender aos requisitos identificados na fase de análise. Isso inclui a definição de fluxos de trabalho, atividades e responsabilidades.
A implementação (implementar mudanças) é o processo de execução das mudanças no processo de negócio redesenhado, incluindo a definição de novos papéis e responsabilidades, a criação de políticas e procedimentos e a implementação de tecnologias necessárias.
O monitoramento (medir o sucesso) é a fase de acompanhamento e avaliação contínua do processo de negócio para garantir que ele continue a atender aos requisitos de negócio e às expectativas do cliente.
O BPM é uma abordagem essencial para a melhoria contínua de processos de negócio em uma organização. Ele permite que as empresas identifiquem ineficiências e oportunidades de melhoria, e desenvolvam soluções para otimizar seus processos, aumentar a eficiência e eficácia e atender às necessidades dos clientes.
As áreas do conhecimento preconizadas pelo BPM CBoK são:
Gestão por Processos de Negócio
Versa sobre os conceitos BPM, é a base de tudo, contém definições essenciais, define o que é processos ponta a ponta, valor para o Cliente e a natureza do trabalho interfuncional. Os tipos de processos existentes, os componentes dos processos, o ciclo de vida BPM, capacitação e os fatores críticos de sucesso.
Modelação de Processos
A modelação de processos inclui um conjunto crítico de informações que permitem compreender, comunicar, medir e gerir os componentes primários dos processos de negócio. Fornece uma visão geral das atividades e definições, juntamente com uma explicação do propósito e benefícios da modelação de processos, do repositório de processos, dos tipos e utilizações dos modelos de processos, as ferramentas, técnicas e padrões de modelação.
Análise de Processos
Revisão sistemática e profunda dos processos corporativos, incluindo a eficiência e eficácia dos processos. Propósito da análise de processos, atividades para apoiar a decomposição de processos e as estruturas analíticas. Cobre os papéis, contexto de negócio, regras e métricas de desempenho que compõem a análise de processos. O foco está na compreensão dos processos em estado atual com o objetivo de alcançar melhorias no estado futuro.
Desenho de Processos
Envolve a criação do estado futuro (desenho) para os processos de negócio dentro do contexto da estratégia organizacional e a ligação dos objetivos de desempenho do processo com a estratégia e as metas. Fornece os planos e as diretrizes de como os processos de trabalho fluem, como as regras são aplicadas, simulação do estado futuro, conformidade dos processos e controlos operacionais. O valor do desenho do processo é discutido juntamente com o planeamento de como os processos de negócio funcionam e são medidos, governados e geridos. Explora padrões e considerações comuns de desenho de processos, tais como, conformidade, liderança executiva e alinhamento estratégico.
Transformação dos Processos de Negócio
Enfatiza que o ciclo de vida BPM, desde o planeamento até a implementação, incluindo o negócio e/ou a transformação digital, começa com a estratégia e o seu desdobramento até a execução. A gestão da mudança associada a essas transformações. Várias metodologias de melhoria, redesenho e reengenharia de processos são exploradas, juntamente com as tarefas associadas à construção, controle de qualidade, introdução e avaliação de novos processos. Aborda a gestão da mudança organizacional, incluindo as melhores práticas de gestão da mudança para transformação.
Medição do Desempenho de Processos
É a monitorização formal e planejada da execução dos processos e o acompanhamento dos resultados para determinar a eficácia e eficiência dos processos. Esta informação é utilizada para tomar decisões, melhorar ou retirar processos existentes e/ou introduzir novos processos, a fim de cumprir com os objetivos estratégicos da Organização. A importância e os benefícios da medição do desempenho, definições chave do desempenho dos processos, monitorização e controlo das operações, alinhamento dos processos de negócio e do desempenho da empresa, o que medir, métodos e estruturas de medição e processos, modelação e simulação, suporte à decisão para donos e gestores de processos, incluindo considerações para o sucesso.
Tecnologias para a Gestão de Processos
Tecnologias BPM disponíveis para apoiar o planeamento, desenho, análise, operação e monitorização de processos de negócio. Inclui um conjunto de pacotes com aplicativos, ferramentas de desenvolvimento, tecnologias de infraestrutura e armazenamento de dados e informações, que fornecem suporte BPM aos profissionais e utilizadores com atividades relacionadas a BPM. São discutidas suítes integradas de gestão de processos de negócio (iBPMS), repositórios de processos e plataformas baseadas em nuvem para modelação, análise, desenho, execução e monitorização. Os padrões BPM, metodologias, tendências, automatização robótica de processos / Robotic Process Automation (RPA), Blockchain, Inteligência Artificial (IA), Aprendizagem Máquina (Machine Learning) e a Internet das Coisas (IoT).
Organização e Cultura na Gestão por Processos
Funções, responsabilidades e estrutura para apoiar as organizações orientadas por processos. Discussão sobre o que define uma organização orientada por processos, juntamente com considerações culturais e o seu desempenho interfuncional, baseado em equipe e o papel da colaboração BPM. A importância da governança dos processos de negócio, a variedade de estruturas de governança e a noção do Centro de Excelência em BPM.
Gestão Corporativa (Arquiteturas) de Processos
Enterprise Process Management (EPM) é a necessidade de maximizar os resultados dos processos de negócio, consistentes com uma estratégia de negócio bem definida e objetivos funcionais baseados nessa estratégia. A gestão de portfólios de processos garante o suporte da estratégia corporativa ou das unidades de negócio e fornece um método para gerir e avaliar as iniciativas. Identifica ferramentas e métodos para avaliar os níveis de maturidade da gestão por processos, juntamente com as áreas de prática BPM necessárias que podem melhorar o estado de uma Organização. Diversas estruturas de processos de negócio são discutidas, juntamente com a
noção de integração de processos – ou seja, interação de vários processos entre si e com modelos que ligam desempenho, metas, tecnologias, pessoas e controles à estratégia de negócio e objetivos de desempenho.
